普段から仕事でもプライベートでもやらなければいけないことって大量に抱えてますよね。
頭の中であれやって、次はこれやって、あっ！あれも昼からやらないと！と思いながらも、結局忘れて大変な思いをする…
誰でも毎日のようにやってしまうことです。僕もよくやります。
ではこういったやり忘れや効率よく作業をこなすために、メチャクチャ簡単でお勧めな方法があるのでお話しします。
TO DOリストなんて初心者は続けるのは無理
誰もが悩んでいることですが、終わらせる方法として「タスク管理」というものがあります。
本屋にもタスク管理系の本は沢山並べられています。
タスク管理は簡単に言えば、やることをノートやパソコンに書き出して、整理しながら終わらせていくテクニックのことです。
よくあるのが「TO DOリスト」と呼ばれる方法。
やらなければいけないことを、「今やること」「いつかやること」に分けて、今やるべきことを、その日1日のスケジュールを見ながら「この時間にはこれをやる」と振り分けて作業をしていきます。
でも、これって実は結構大変なんです。
今日やるべきことをリスト化して、それぞれの作業時間を考えて、1日のスケジュールの中に割り当てていく。
確かにきちんと実践できたら、間違いなく作業効率は上がりますし、やり忘れることもなくなります。
でもね、ハッキリ言いますが、こういう作業を今までやれてなかった人がいきなりやっても、ほとんどの人が途中で挫折して辞めます。
はじめのモチベーションが高いうちはやるんですよ。
でも人間モチベーションがずっと高いというのはありえないわけで、時間と共にどんどん下がってきます。するとどうなるか？
面倒くさくなって辞める。そう、挫折するんです。
その後は、やり方が合わなかったと、別の本などを買って再度TO DOリストに挑みますが、結局また面倒くさくなって辞める。そしてまた別の方法…この繰り返し。
結局はモチベーションより作業負担の割合が高くなった時に、人は辞めちゃうんです。
なら、タスク管理を続けるにはどうしたらいいか？
結論から言えば、タスク管理を継続させるには「作業負担を減らす」のが最善の方法。
僕が何冊もTO DOリストの本を買っては実践して辞めてを繰り返し、何が原因なのか考えて思ったのがまさにここ。
作業負担が大きいから、モチベーションが下がった時に辞めてしまうなら、負担を小さくすれば、モチベーションが下がっても続けることができるんじゃないか？と思ったわけです。
そこで取り入れた方法が簡単なチェックリスト。
やり方をお話しします。
単純で簡単だけど効果絶大なチェックリスト
初めに前の日の寝る前でも、朝起きた後でもいいので、その日のやることを、さっと手帳やメモ帳などに書いていきます。
後はどんどんリストを済ませていき、達成したら横にチェックを付けていくというもの。
これが思った以上に効果的でした。
詳しいやり方を説明します。
何時にやると決めない
何時から何時までにこれをやると決めません。
よく本に書かれているのは10時から11時までの間にこの作業を終わらせる。と予定を決めて作業するというものですが、あえて時間は決めません。
いつやるか時間を考えるという負担が増えるし、考えてたより時間がかかり、予定をオーバーしてしまうことなんてよくあります。
予定になかった急な頼まれごとや用事ができることもあるし、時間内に終わらせないと焦りも生まれ、終わらせることができなかったら、気分もへこみます。
それなら最初から細かく予定なんか決めなければいいんです。
出来るだけ細かく作業を分解する
出来るだけ一つ一つの作業は細かく分解します。
例えば、読書を30分するなら、読書10分を3回に分けるような感じ。
細かくすることで、一つの作業に対する負担を減らすのと同時に、ちょっとした隙間時間でも出来るようになります。
綺麗に書かない
意外とやってしまいがちなのが、綺麗な書くことにこだわりすぎてしまうこと。
やること別に色を使い分けて書くとか、丁寧に字を書くとか。
自分用なので、そんなことをしなくても、バーと黒のボールペンで走り書きで十分。
これでチェックリストは完成なので、後は書いたリストどんどん終わらせていき、終了したリストの横にチェックをつけていく。
どんどんチェックが増えていくと、気分が良くなり、作業がどんどん捗ります。
リストを全て終わらせることができなくても全然OKです。
これも、全部必ずやると決めてしまうと負担が増え、やれなかった時罪悪感が生まれますし、もうどうでもいいや！と投げ出してしまい、結局辞めてしまうことを防ぎます。
全てできなくても、また明日再度やればいいんです。
そして一日の最後に、サッと見直して、やれなかったリストで、必ずやらなければいけないことは次の日にやります。
まとめ
この方法のポイントは、
- 何時にこれをやると決めない
- 綺麗に書こうとしない
- 細かく作業を分ける
- やることが終わったら横にチェックをする
- 全て終わらせなくてもOK
というところ。
どうですか？これだと作業負担は少ないし簡単でしょ。でも、こんな簡単な方法でも効果はかなり絶大です。
チェックリストを作った日と作らなかった日では、明らかに作業量が変わります。
勘違いしてほしくないのは、この方法はあくまでタスク管理を身に付けたいけど、いつも途中で面倒臭くなって挫折してしまう人向けの簡単な方法です。
もっときちんと厳密に時間を決めたりして、計画を立ててやりたい人は全然その方法に切り替えてください。
今までタスク管理がうまくいかなかった人向けの方法なので。
挫折した人は一度試しにやってみてください。
オススメの本
最後に単純なチェックリストが、実はものすごく効果が高いということが書かれいる本を紹介します。
チェックリストがどれだけの効果をもたらすか様々な業界で実験し、どれくらい効果が出たのかデータが載っていてオススメな本です。一部抜粋して実験結果を載せます。
2001年、ジョンズ・ホプキンス病院で中心静脈カテーテル挿入の手術にチェックリストを導入して、どのような変化が現れるか実験しました。
チェックリストは以下の通り。
1.石鹸で手を洗う。
2.患者の皮膚をクロルヘキシジンで殺菌する。
3.滅菌覆布で患者を覆う
4.マスク、滅菌ガウン、滅菌手袋をつけ、カテーテルを挿入する
5.刺入点をガーゼなどで覆う
このリストを見て、こんな簡単なことをわざわざ手術前にチェックする必要があるの？と思いますよね。
でも、人間は忘れる生き物なので、チェックリストを導入する前は、ついやり忘れてたことがあったり、順番が違うこともありました。
ですから簡単なチェックリストですが、全て確認してから手術を始めることにしました。
そして結果はどうなったかというと、カテーテル挿入から10日間の感染率が11%から0%まで下がり、15ヶ月間にもわすが2件しかカテーテルの感染は起きませんでした。
結果、この病院は結果43人の感染と8人の死を防ぎ、2億円以上の経費を節約できました。
こんな簡単なチェックリストだけでも、これだけの効果があるんです。
僕らも取り入れない手はありません。
ぜひチェックリストを生活に取り入れてみてください。